9 funções do software de gestão que surpreendem

Se você automaticamente associa software de gestão com controle de estoque, indicadores de desempenho e automatização de processos, possivelmente ainda não conhece boa parte das funcionalidades que esse tipo de solução tecnológica oferece para alavancar os resultados de empresas de todos os tamanhos e das mais diversas áreas.

Conheça 9 funcionalidades que poderão te surpreender em relação aos softwares de gestão.

1) Calcular o número certo de pessoas

Planejar a quantidade de pessoas de que a empresa precisa para executar suas atividades, mesmo que ela seja uma prestadora de serviços, é uma das funções que podem ser exploradas nos softwares de gestão. "Em uma empresa de limpeza, por exemplo, é preciso estimar insumos, mão de obra, benefícios, carga horária em cada cliente e região", afirma Marcelo Souccar, diretor dos segmentos jurídico e serviços da TOTVS. "O software de gestão pode fazer isso da mesma forma robusta que planeja a necessidade de matéria-prima, pessoas e máquinas para uma manufatura."

2) Acelerar processos internos

Pense em uma empresa que utiliza mão de obra intensiva, que chega a contratar 1 000 profissionais por mês e tem alto turnover. Com essa demanda, realizar toda a seleção de forma manual é praticamente inviável. Em casos assim, um software de gestão ajuda a digitalizar todo o processo de recrutamento, integrando desde redes sociais para divulgar vagas até o preenchimento de currículos para a triagem e a ferramenta de e-learning para receber os recém-contratados. "Por meio da plataforma é possível interagir com os candidatos por chat e até realizar entrevistas em salas de conferência a distância, em que o entrevistador consegue ver a pessoa normalmente", afirma Souccar.

3) Facilitar a vida dos clientes

Uma agência de viagens que preste serviços corporativos e tenha um software de gestão pode eliminar a necessidade de o cliente usar o telefone ou o e-mail para cotar passagens aéreas, substituindo esse tipo de contato por uma ferramenta de self booking, em que ele mesmo visualiza opções de voos já adequadas às políticas da empresa. Para incrementar o exemplo, o software ainda permite que alguns indicadores sejam visualizados na tela do gestor responsável pela aprovação das viagens. Com isso, ele consegue rapidamente saber se as compras estão dentro do budget e se alguém está perdendo a oportunidade de fazer escolhas mais econômicas.

4) Permitir que a área de vendas fale com a fábrica

Com uma solução de gestão que integra todas as áreas da empresa, quem está na rua, em contato direto com os clientes, pode solicitar o replanejamento da produção na fábrica para priorizar determinados itens de acordo com o volume de pedidos recebidos. "A grande vantagem de um portal colaborativo é permitir a interação digital entre as áreas e o registro automático dessas interações no sistema", afirma Souccar.

5) Pular etapas no call center

Sim, um software de gestão também permite que sua empresa atenda os consumidores de forma mais eficiente, integrando o atendimento ao histórico de chamadas. Isso significa que, se uma pessoa costuma entrar em contato para tratar de determinada solução, o sistema pode automaticamente direcioná-la para esse atendimento específico, tirando várias etapas do caminho.

6) Oferecer promoções personalizadas

No varejo, é possível integrar a solução de gestão à utilização de aparelhos de proximidade (beacons) ou câmeras para analisar o comportamento do consumidor dentro das lojas. Com os dados, é possível enviar uma promoção exclusiva para o cliente que estiver passando perto de determinado produto e tiver o aplicativo da loja no celular. As informações também valem para otimizar o display, sempre que necessário. "Muitas pessoas não imaginam que o software de gestão pode ajudar a empresa a estreitar o relacionamento com seus clientes utilizando a internet das coisas", diz Souccar.

7) Estabelecer KPIs específicos por pessoa

Uma solução padrão de gestão pode ter mais de 300 indicadores de performance, mas é claro que nenhum funcionário vai utilizar todos eles. Então, para que os Key Performance Indicators (KPIs) de fato sejam pertinentes, o software pode estabelecer conjuntos específicos para o papel de cada pessoa na organização.

8) Levar para startups as melhores práticas das multinacionais

A solução de gestão consegue levar as melhores práticas de contabilidade, faturamento e gestão de pessoas, entre tantas outras, para as menores e mais novas empresas. Além disso, a mesma solução pode acompanhar o desenvolvimento de uma startup até que ela se transforme em uma multinacional gigante.

9) Ser implementado em menos de uma semana

Tudo depende, obviamente, do tamanho e da complexidade da estrutura da empresa, mas há soluções para pequenas empresas que são totalmente plug and play ou levam menos de uma semana para começar a rodar. Em empresas de médio e grande porte, o prazo de implementação pode variar entre três e seis meses.